Oito dicas que podem ajudar a aprovar “aquele” projeto de tecnologia

Há alguns dias atrás, após a leitura das projeções do Gartner para 2015, indicando que os gastos em TI no Brasil atingirão 125 bilhões de dólares[1]. Fiquei imaginando, porque ainda é tão difícil para o Gestor de TI conseguir aprovação para os tão necessários projetos.

Talvez esta dificuldade esteja relacionada à forma com que solicitamos a aprovação para tais projetos. Usualmente na maioria das empresas o Gestor de TI está subordinado ao diretor financeiro, diretor executivo, o CEO ou em alguns casos ao próprio dono do negócio. Devemos lembrar que em qualquer um destes casos trata-se de um executivo sênior ou um empreendedor, que só chegou a esta posição devido à austeridade com que controla as despesas e os investimentos.

Nesses longos anos trabalhando com TI pude aprender alguns fatores relacionados aos projetos que eram aprovados e os que não eram. Coincidentemente os projetos aprovados, sempre tinham algo em comum, a forma como eram apresentados. Em face disto, preparei algumas dicas que podem ajudar nesta empreitada, com o objetivo de conseguir que seus projetos quase ou sempre sejam aprovados.

  1. Nunca proponha um investimento baseado nas tendências do mercado, por exemplo, não tente emplacar um projeto de nuvem com a justificativa de que “a nuvem é o caminho para todas as empresas”. Lembre-se que você está solicitando algo para uma pessoa que não está interessada em tecnologia, mas sim em resultados tangíveis;
  2. Tente apresentar um resumo de seus projetos, preferencialmente em papel para que o seu superior possa fazer as anotações necessárias, tal resumo não deve passar de 3 páginas, não tente utilizar fontes pequenas e não abuse muito do negrito e nem do espaçamento entre linhas, não tente compactar 10 páginas em 3. Este resumo deve conter uma breve introdução, a situação atual (descreva o problema e não a tecnologia), a solução proposta (como ela irá resolver o problema) e o custo e prazo para implementar tal solução.
  3. Quando possível, tente demonstrar o ROI (o retorno sobre o investimento), mas tome cuidado, hoje todos os mercados são muito dinâmicos e um ROI superior a 3 anos pode ser questionado.
  4. Foque também no TCO (custo total de propriedade), lembre-se que em alguns casos vale a pena investir em algo que reduza o trabalho da sua equipe. Por exemplo, justificar um projeto de virtualização de desktops e adoção de Thin Clients, pode ser difícil baseando-se no retorno do investimento, pois você pode ser questionado com a seguinte pergunta: “Porque vou investir nisto? Os desktops que possuímos já estão pagos e funcionando”. Neste caso, vale a pena dizer que, a manutenção dos desktops consome “X” horas da sua equipe, desktops consomem mais energia e adicionalmente geram indisponibilidade para os usuários.
  5. Sempre que for possível, amarre seu projeto aos números relacionados diretamente ao negócio, por exemplo, justificar soluções que incrementem o desempenho do sistema de força de vendas para a geração de pedidos mais rápidos. Um caso típico, vendas por telemarketing, a demora em gerar o pedido, pode levar o cliente a desistir da compra. Agregue estes números ao seu resumo.
  6. Alguns projetos como Backup, disponibilidade e/ou segurança, são difíceis de serem demonstrados sem estimar o prejuízo da ocorrência de um problema, por exemplo, justificar a aquisição de um link adicional pode ser difícil. Tente demonstrar que muitas negociações são fechadas por e-mail e adicionalmente o faturamento precisa emitir as notas fiscais eletrônicas e que uma indisponibilidade de link’s pode afetar diretamente as vendas e a logística da operação. No caso do Backup, estime o quão valiosas são as informações da organização e quanto tempo a empresa ficaria parada caso perdesse tais dados. Converta isso tudo em números e inclua no seu resumo.
  7. Ofereça alternativas, além da opção de compra alguns executivos gostam de analisar opções como locação, leasing operacional e outras, embora possa parecer que esta modalidade seja mais cara, mas podem existir benefícios fiscais e relacionados ao fluxo de caixa.
  8. Revise os cálculos e esteja preparado para responder as perguntas tais como: “De onde você tirou estes números?”, “Como você mensurou o retorno do investimento?”, “Como você calculou o custo de propriedade?”, “Desde quando este problema está ocorrendo?” e outras do tipo. Se não tiver a resposta, diga que vai verificar, não tente inventar respostas, pois falar sem demonstrar conhecimento pode parecer que você está solicitando algo que não conhece ou domina e desta forma transmitir insegurança.

 

Bem, com essas dicas a tarefa de solicitar aprovação dos projetos pode se tornar mais fácil, mas lembre-se, cada empresa tem uma cultura e cada executivo tem uma abordagem, embora a maioria deles goste de ver números que justifiquem a assinatura do cheque. Boa sorte e sucesso em seus projetos!

[1] Gastos com TI atingirão US$ 125 bilhões no Brasil em 2015 – Computerworld http://computerworld.com.br/negocios/2014/10/28/gastos-com-ti-atingirao-us-125-bilhoes-no-brasil-em-2015/

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